Jouw e-mail-afhandeling kun je op twee manieren regelen: via POP3, of IMAP. Kies je voor POP3 dan wordt alle binnenkomende mail van de mailserver gehaald en overgezet naar uw computer. Kies je voor IMAP, dan blijft al jouw e-mail op de mailserver staan. Als je dus een bericht met IMAP wilt lezen, dan lees je deze rechtstreeks vanaf de mailserver. Met vrijwel elk mailprogramma (bijvoorbeeld Outlook of Thunderbird) kun je zelf instellen hoe de mail afgehandeld moet worden.

Voordelen POP3

• Eenmaal binnengehaalde mail kun je ook offline (zonder internetverbinding) lezen.
• Binnengehaalde mail neemt geen ruimte meer in op de server.

Nadelen POP3

• De mail wordt alleen opgeslagen op de computer waarmee je de mail ophaalt. Dit betekent dat je zelf zorg dient te dragen voor backups, en dat je alle mails handmatig moet overzetten wanneer je bijvoorbeeld een nieuwe PC in gebruik neemt.
• Je kunt de mail maar op één apparaat/PC binnenhalen. Als de mail eenmaal van de server is gehaald kan een andere PC deze niet meer ophalen. Het is met POP3 wel mogelijk opgehaalde mails toch op de server te laten staan, maar dit werkt erg inefficiënt en is foutgevoelig.

Voordelen IMAP

• Omdat alle e-mails op de server blijven staan worden deze door ons automatisch geback-upt.
• De mail kan vanaf meerdere werkplekken tegelijk worden gelezen. Als je een nieuwe PC in gebruik neemt (of je huidige PC opnieuw installeert) hoef je de mails niet eerst te exporteren om ze vervolgens weer te importeren.
• Als je even niet de beschikking heeft over je e-mailprogramma kun je terugvallen op onze webmail omgeving. Hier heb je de beschikking over alle mails die je ook in je e-mailprogramma ziet staan.

Nadelen IMAP

• De mailbox op de mailserver kan qua omvang erg groot worden.
• Continu een verbinding nodig om de mail te kunnen lezen.